Wat is projectmatig werken?

In veel organisaties is de vraag wel eens voorbij gekomen: ‘moeten we niet projectmatig gaan werken?’ Veel werkzaamheden kunnen namelijk gezien worden als projectmatig van aard. Toch bestaat er nog wel eens onduidelijkheid over de betekenis en het nut van projectmatig werken. We doen het werk toch? Waarom zou dat dan ineens ‘projectmatig’ moeten heten? En wat is daar dan het voordeel van? In dit artikel leggen we het uit!

Wat is de betekenis van projectmatig werken?

Projectmatig werken betekent met een, soms multidisciplinair, team een opdracht met een begin en eind uitvoeren. Deze opdracht noemen we een project. Een project heeft een doel, een start (vaak een aftrap of kick-off genoemd), een duidelijk eind en een (beoogd) resultaat. Er is sprake van een taakverdeling binnen het project met diverse verantwoordelijkheden en een project heeft vaak een leider, hoewel een zelfsturend team ook zonder leider een project kan volbrengen. En belangrijk, de leider hoeft niet altijd degene te zijn die verantwoordelijk is voor de resultaten van een project.

De valkuilen van projectmatig werken

De kaders van projectmatig werken lijken dus redelijk scherp. Een begin en eind, een doel en een resultaat. Hoe kan het dan toch dat in organisaties projecten scheef lopen, over budget of tijdsplanning heen gaan of nooit van de grond komen?  Wat we zien gebeuren in de praktijk:

1. Het is onduidelijk wat het doel en resultaat gaan zijn - als projectleden niet weten waar zij naartoe werken en wanneer het project een succes is, zal er minder of geen draagvlak zijn om het project te voltooien.
2. Niemand voelt zich verantwoordelijk of weet waar hij of zij verantwoordelijk voor is binnen het project - ook deze onduidelijkheid zorgt ervoor dat projectleden minder gecommitteerd zijn aan het afronden van het project, omdat zij niet weten wat hun rol in het grotere geheel is. Of wat het effect is als ze deze rol niet pakken.
3. De communicatie binnen het project loopt niet soepel doordat projectleden niet helder zijn in wat zij en wel en niet kunnen doen, doordat niet op tijd (of zelfs helemaal niet) wordt gecommuniceerd dat deadlines niet gehaald kunnen worden of door anderzijds niet goed in contact te blijven. Het project kan vertraging oplopen of stagneren. Dit resulteert in een onvolledig resultaat, overschrijdingen van budgetten of tijd, of het afhaken van mensen.
4. Het werk wordt niet als project gezien - ad-hoc werk of routinewerk is niet projectmatig. Omdat veel projecten dezelfde type werkzaamheden bevatten, kunnen deze gezien worden als projectmatig. Bijvoorbeeld in de accountancy zien we vaak dat werk niet als projectmatig wordt gezien. Jaarstukken moeten elk jaar worden opgeleverd, toch? Routine dus? Niet per sé, want elk jaar hebben deze werkzaamheden een doel, resultaat, begin en eind. Projectmatig dus.
5. Er is geen duidelijke leider - vaak wordt de planning van een project wel in de gaten gehouden, maar is er geen regie op de werkzaamheden. Dit is een taak van de projectleider, die de kartrekker is. Hij of zij houdt de projectleden betrokken en houdt het overzicht over het grotere geheel. Dit gaat over meer dan alleen een planning bijhouden en deadlines in de gaten houden. Het gaat ook over het signaleren van stagnatie, inspringen als de communicatie niet goed dreigt te gaan en contact houden met de opdrachtgever om verwachtingen te managen. Een team dat zelfsturend is kan dit zelf doen, mits er open communicatie is en de teamleden elkaar durven aanspreken.
6. En er zijn projectleiders, die het werk en daarmee de verantwoordelijkheid niet loslaten. Die alle gaten zelf dichtlopen, bang zijn dat de kwaliteit eronder gaat lijden als anderen taken uitvoeren of die het lastig vinden om te accepteren dat mensen fouten mogen maken en daar van kunnen leren.

Waarom projectmatig werken?

Het lijkt misschien alsof projectmatig werken altijd fout gaat, of afhankelijk is van vele factoren. Een terechte vraag kan daarom zijn: waarom zou je projectmatig gaan werken? Het antwoord daarop is eenvoudig en toch ook complex. Er is namelijk een grote kans dat je al projectmatig werkt, maar dat nog niet direct door hebt. De meeste werkzaamheden zijn projectmatig van aard. ‘Vroeger’, voordat projectmatig werken als term in schwung raakte, noemden we dit ‘een nieuwe werkwijze’ of ‘de lancering van een nieuw product’, waarbij de samenwerking van disciplines gevraagd werd door degene die de nieuwe werkwijze implementeerde. Projectmatig werken is andere manier van kijken naar werkzaamheden. Door het duidelijke doel en resultaat van de opdracht en het begin en eind ervan, schep je helderheid in je bestaande werkzaamheden. Dat levert rust en ruimte op. En plezier door samen te werken aan een mooi eindresultaat!

Weet je nog niet precies wat projectmatig werken je kan brengen? Lees het in onze volgende blog: Wat levert projectmatig werken op?