Burn-out staat in de meeste organisaties hoog op de agenda. Zeker nu we veel thuiswerken en hierdoor minder verbinding maken. Natuurlijk wordt er gewerkt aan het bevorderen van vitaliteit, het helpen van mensen en hen faciliteren met systemen, processen en goede bureaustoelen maar dat is niet altijd genoeg.

Soms zijn de signalen zelfs door het scherm heen herkenbaar: schouders omhoog getrokken, te veel dingen tegelijk, wiebelend, vluchtig in vergaderingen en moe... Je kunt het niet altijd burn-out noemen, maar het is ook niet rustig en in balans. Hoe kun je mensen begeleiden van achter een scherm, nu hybride werken steeds meer de norm wordt?

Hoor ik nog bij de organisatie?

Wat vaak mist in een thuiswerksituatie, zijn de kleine momentjes die zorgen voor verbinding. Een collega die vraagt of je koffie wilt, lachen om een gek telefoontje, even uitblazen na een verhitte mail, bespreken hoe het weekend was of even kwijt kunnen wat er in je hoofd zit. De contacten bij het koffiezetapparaat zorgen voor verbinding die boven vergaderingen uitstijgen. Waarbij het even niet over de inhoud gaat, los van het werk, contact van mens tot mens. Waarom is dat belangrijk? Omdat we hierdoor het gevoel hebben dat we ergens bij horen. Deel zijn van een groter geheel. Evolutionair gezien zijn we hardwired om bij een groep te willen horen, omdat dit vroeger veiliger was dan alleen te zijn.

Thuis, achter een beeldscherm, is het gevoel hebben erbij te horen toch een stuk moeilijker.

Burn-out preventie begint bij verbinding

Het is ook veel moeilijker om in te schatten hoe het met je collega’s of teamleden gaat, als je ze alleen via teams ziet. Een scherm maakt het makkelijker om gevoel te verbergen. Dat doen de meeste mensen niet expres, maar niet iedereen praat vanuit zichzelf graag over zijn of haar binnenwereld. Het aanvoelen hiervan lukt niet altijd via de computer.

Als we het hebben over burn-out, nemen we vaak preventie in één adem mee. Dat is niet gek, want een gevoel van overstromen en spanning kunnen vaak voorkomen worden. Door de signalen op tijd te zien en te handelen zodra ze zich aandienen, kun je werkzaamheden en verantwoordelijkheden aanpassen. Deze signalen worden pas duidelijk als je echte verbinding met de ander voelt.

Werk met een signaleringsplan

Bij een medewerker die aangeeft te veel druk, verplichtingen of spanningen te voelen, kun je werken met een signaleringsplan waarin je samen op zoek gaat naar signalen die duiden op meer spanning. Hoe dit eruit ziet is voor iedereen anders, maar doorgaans kun je zeggen dat je ‘uit contact’ gaat op het moment dat de druk toeneemt. Uit contact met andere mensen, maar ook uit contact met jezelf, je voelt niet meer dat je negatieve gevoelens of stress ervaart, omdat je in een soort van ‘doe-stand’ terecht komt. De elementen van een signaleringsplan kun je als een stoplicht laten opsommen door de medewerker:

• Groen gedrag: de dingen die ik doe als ik ontspannen ben en rust ervaar.
• Oranje gedrag: het gedrag dat ik laat zien als de spanning op begint te lopen. Denk aan: piekeren, zaken vergeten, onrustig heen en weer wippen, maar ook dingen als overmatig geld uitgeven, veel of weinig gaan eten en andere zaken waarmee ik probeer de spanning of negatieve gevoelens niet aan te hoeven gaan.
• Rood gedrag: dit zijn signalen die niet meer over het hoofd te zien zijn en die aangeven dat ik eigenlijk al te lang doorgegaan ben. Het kan zijn dat hierin zaken staan die overeen komen met oranje gedrag, maar dan een overtreffende trap hiervan. Hierbij horen ook zaken als: werk laten liggen, geen overzicht meer hebben, afspraken vergeten, eigen budget niet meer kunnen beheren, alsmaar ruzie of confrontatie opzoeken, me groter voordoen dan ik ben, mooiweer spelen. De gedragingen die horen bij te veel spanning en die ik inzet als ‘coping’ om om te gaan met het overschot aan spanning, of om gevoel niet te hoeven voelen.

Parallel hieraan maak je een stoplichtlijst met dingen die de medewerker kan doen om een stap terug te gaan. Dit vraagt een verandering in gedrag, soms doen wat niet logisch voelt. Een training kan de medewerker helpen inzicht in het eigen gedrag te krijgen en hier beter mee om te gaan. En het kan je als leidinggevende vaardigheden geven waarmee je dit gedrag leert herkennen in jezelf en anderen.

Bewustwording geeft je de ruimte

Als de medewerker niet erkent dat hij of zij het druk heeft, of dat de spanning oploopt, dan zullen ze de drukte niet ervaren. Een signaleringsplan kan hierbij helpen. Door de signalen te leren zien, worden ze herkend en daarmee direct erkend. Pas wanneer je ze ziet, kun je er iets mee doen. En doorat ook direct duidelijk is hoe jij en de medewerker hiermee om kunnen gaan en wat je kunt doen om stress, gejaagdheid, problemen en spanning te verminderen, hoef je hier niet meer over na te denken op het moment zelf. Vaak is het dan al te laat en kun je door de wirwar niet meer overzien wat je moet doen, of wat een de ander het best kan doen.

Met een signaleringsplan kun je medewerkers helpen zichzelf te helpen, door de signalen van stress en spanning te benoemen. Ook kan het plan soms leiden tot het zoeken van meer hulp. Staat iemand lange tijd op rood en lukt het niet meer om terug te gaan naar oranje en groen? Dan is het wellicht tijd voor professionele hulp. En dat kan op meerdere manieren o.a. door zelfontwikkeling en zelfversteviging. Ook dat pad start met erkenning.

Burn out in je organisatie een stap voor zijn?

Trainingen zoals timemanagement, doelen stellen maar ook persoonlijke effectiviteit (link) en effectief leiderschap kunnen bijdragen aan de preventie van overspannenheid en burn out in je organisatie of in jouw team. Wil je weten wat hij hierin voor jouw team kunnen betekenen? Neem contact met ons op via +31 33-495 00 04.